Canal de denuncias para empresas · España
Que tu canal no se quede en un buzón.
Implanta o revisa el sistema interno de información de tu empresa con asesoramiento jurídico: documentación, responsables y un procedimiento para saber cómo actuar cuando llegue una comunicación.
Solicita una propuesta tanto si empiezas de cero como si necesitas adaptar el canal que ya utilizas. Con alcance, entregas y honorarios definidos antes de contratar.
También puedes escribir a info@pleitex.com. No envíes denuncias ni datos sensibles en esta primera consulta.
Política, responsable, confidencialidad y seguimiento deben funcionar juntos. [1]
Un servicio para una necesidad concreta
Implantar el canal o revisar el que ya tienes
Un canal de denuncias permite comunicar determinadas infracciones conocidas en un contexto laboral o profesional. El sistema interno de información es más amplio: incorpora ese canal, su responsable, las reglas de gestión y las garantías para informantes y personas afectadas. [1]
Necesitas empezar desde cero
Tu empresa debe establecer qué obligaciones le corresponden, quién asumirá las funciones y qué documentos necesita. El encargo permite pasar de una necesidad sin definir a un sistema documentado, con decisiones y tareas identificadas.
Ya tienes un canal o una plataforma
Necesitas revisar si la herramienta, la política y la práctica coinciden: accesos, anonimato, plazos, datos y conflictos de interés. La revisión puede aprovechar lo válido sin rehacer todo ni cambiar necesariamente de proveedor.
Canal de denuncias y compliance no son lo mismo. Este servicio se centra en el sistema de información. Para analizar el programa de cumplimiento en su conjunto, consulta Abogados compliance. La política del canal no sustituye al resto de controles de la empresa.
Obligaciones en España
¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias?
El primer paso es revisar la plantilla, la actividad y las sociedades afectadas. La regla general y las obligaciones sectoriales deben analizarse por separado. [2]
Trabajadores: la regla general
La Ley 2/2023 obliga a las personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadores contratados a disponer de un sistema interno de información. Una plantilla de exactamente 50 también está incluida. [1]
Hay que comprobar la actividad
Determinadas personas jurídicas sujetas a la normativa sectorial identificada en el artículo 10.1.b están obligadas con independencia de la plantilla. Comprende ámbitos financieros, prevención del blanqueo, seguridad del transporte y medio ambiente, con el alcance de sus normas específicas. [1]
¿Implantación voluntaria o varias sociedades? Un sistema voluntario también debe respetar los requisitos legales. En un grupo empresarial hay que definir qué entidades quedan cubiertas y cómo se coordinan, sin dar por hecho que una única contratación resuelve las obligaciones de todas. [1]
Alcance y entregas
Qué puedes contratar para tu canal de denuncias
La propuesta debe indicar qué trabajos necesitas y qué recibirás. Estos bloques pueden incorporarse a una implantación o revisión jurídica; su inclusión se confirma en el presupuesto.
Diagnóstico y plan de adaptación
Revisión de obligaciones, documentos y funcionamiento actual. Distingue carencias prioritarias, mejoras y cuestiones que dependen de decisiones internas o del proveedor.
Entrega: informe de situación y plan de actuaciones.
Política del sistema y protección
Definición de quién puede informar, sobre qué materias, por qué vías y con qué garantías. Adaptación a la empresa, no una plantilla que atribuya funciones a personas que no existen.
Entrega: política y textos informativos para usuarios.
Procedimiento de gestión
Recepción, análisis inicial, seguimiento, investigación y cierre. Criterios para controlar plazos, pedir aclaraciones, gestionar conflictos de interés y documentar decisiones.
Entrega: procedimiento y modelos de comunicaciones y registro.
Responsable y aprobación interna
Delimitación de funciones y sustituciones. Preparación de acuerdos, documentación de consulta a la representación laboral y notificación del responsable cuando formen parte del encargo.
Entrega: documentación de aprobación y reparto de responsabilidades.
Privacidad y proveedor tecnológico
Revisión jurídica de accesos, información sobre datos personales, conservación y contratos. Identificación de condiciones de alojamiento, subcontratación, devolución y supresión de datos.
Entrega: textos y observaciones contractuales pactados.
Puesta en marcha y comprobación
Revisión de publicación, accesos y recorrido de una comunicación de prueba sin datos reales. Instrucciones para las personas designadas y relación de medidas pendientes.
Entrega: lista de comprobación y dossier final de documentación.
Más allá del software
Las garantías deben verse en el funcionamiento
Anonimato y confidencialidad
No son sinónimos. El anonimato permite informar sin identificarse; la confidencialidad limita quién conoce la identidad y el contenido. El canal debe permitir comunicaciones anónimas y su tramitación, además de impedir accesos no autorizados. [1]
Independencia y ausencia de represalias
El responsable necesita autonomía y medios. El sistema debe proteger al informante en los supuestos legales y respetar la presunción de inocencia de las personas afectadas. Conviene prever quién actuará si la comunicación señala a alguien que gestiona habitualmente el canal. [1] [4]
Acceso comprensible y reglas publicadas
Los destinatarios deben saber dónde informar y cómo funciona el procedimiento. Si la empresa tiene web, la información debe aparecer en su inicio, en una sección separada y fácilmente identificable. [1]
Cuando llega una comunicación
Quién actúa, qué se documenta y qué plazos se controlan
Conviene resolver estas cuestiones antes de recibir un aviso real: una bandeja de entrada compartida sin instrucciones deja demasiadas decisiones para el momento más delicado.
Recepción protegida
Registrar la entrada, restringir el acceso y comprobar conflictos de interés. Si llega a una persona no competente, debe preservar la confidencialidad y remitirla inmediatamente al responsable. [1]
Análisis y decisión inicial
Examinar el contenido, valorar su encaje y acordar la actuación adecuada. No todas las incidencias comerciales o personales tienen el mismo tratamiento ni la misma protección legal. [4]
Investigación y garantías
Delimitar quién investiga, qué información necesita y cómo se respeta el derecho de defensa. Ante indicios de delito, el procedimiento debe prever la remisión inmediata al Ministerio Fiscal, o a la Fiscalía Europea cuando corresponda. [1]
Respuesta, cierre y medidas
Documentar actuaciones y conclusiones, comunicar lo que proceda y aplicar los criterios de conservación. El cierre debería identificar las medidas correctoras y quién comprobará su ejecución, cuando sean necesarias.
Protección de datos y accesos
No todo el mundo debe ver todo. Ni conservarlo para siempre.
La política de privacidad debe coincidir con los permisos reales. Hay que identificar quién accede, con qué función y durante qué fase, limitar los datos a lo necesario y proteger también a terceros mencionados. [1]
Al revisar al proveedor, conviene comprobar usuarios administradores, registros de acceso, subcontratistas, exportación de expedientes y devolución o borrado al finalizar el contrato. La revisión contractual y la comprobación técnica son trabajos distintos.
Tres meses y diez años no significan lo mismo
Si transcurren tres meses sin iniciar una investigación, procede suprimir los datos, salvo conservación para evidenciar el funcionamiento del sistema; las comunicaciones sin curso solo pueden constar anonimizadas.
El libro-registro tiene una conservación necesaria y proporcionada, con un límite máximo de diez años. No autoriza a guardar todos los datos durante diez años ni obliga a borrar cualquier investigación a los tres meses. [1]
Preparar la primera valoración
Qué documentación conviene reunir
Para solicitar presupuesto basta con describir la actividad, la plantilla aproximada, las sociedades implicadas y si existe un canal. La revisión documental posterior puede incluir:
- Organización: organigrama, sociedades, centros y personas de referencia.
- Reglas internas: código ético, política del canal, procedimiento y protocolos relacionados.
- Decisiones adoptadas: aprobación del sistema, nombramiento del responsable y consultas realizadas.
- Herramienta: contrato, funcionalidades, permisos de acceso y vías habilitadas.
- Privacidad: textos informativos, contratos con encargados y criterios de conservación.
- Gestión: modelos de acuse, seguimiento y registro, sin incorporar expedientes identificables innecesarios.
Comparte lo necesario, por la vía adecuada. Acuerda previamente cómo enviar documentación confidencial. El correo de contacto comercial no es el canal interno de tu empresa.
Del diagnóstico a la puesta en marcha
Cómo organizar el encargo jurídico
La empresa conserva sus decisiones de aprobación y organización. El profesional aporta el asesoramiento y las entregas que se hayan contratado. Separar estas funciones evita documentos pendientes de aprobar o tareas que nadie ha asumido.
Ejemplo práctico: si ya cuentas con una plataforma, puedes plantear una revisión de documentación, permisos y procedimiento. No es necesario presupuestar una implantación completa sin conocer primero qué falta.
Explica la situación
Indica si buscas implantación, revisión o apoyo continuado, y comunica cualquier fecha relevante.
Confirma profesional y presupuesto
Antes de contratar se concretan disponibilidad, posibles conflictos, sociedades incluidas, entregas, exclusiones y honorarios.
Prepara y valida la documentación
El trabajo se coordina con los interlocutores de la empresa y el proveedor. Las consultas y aprobaciones internas deben quedar previstas.
Comprueba y recibe las entregas
Revisa las actuaciones pactadas, las evidencias de puesta en marcha y los puntos pendientes. El soporte posterior se acuerda por separado.
Presupuesto del servicio
Cuánto cuesta implantar o revisar el canal de denuncias
El precio depende del trabajo jurídico necesario. Revisar una política existente no equivale a diseñar un sistema para varias sociedades ni a gestionar comunicaciones de forma continuada. La cifra útil es la de un presupuesto con alcance comparable.
Implantación o revisión puntual
Influyen la actividad, las entidades incluidas, el estado de la documentación, los idiomas y las revisiones previstas.
Apoyo o gestión continuada
Debe precisar funciones, dedicación, seguimiento y duración. Las investigaciones concretas pueden requerir un encargo adicional.
Plataforma y mantenimiento
Las licencias y el soporte técnico deben identificarse aparte. Una cuota de software no presupone asesoramiento jurídico ni investigación.
Respuestas antes de contratar
Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias para empresas
Obligaciones, opciones de gestión y cuestiones que conviene aclarar antes de aceptar una propuesta.
¿Basta con una dirección de correo electrónico?
No por sí sola. Hay que comprobar que la solución permite el anonimato, la confidencialidad, el acceso restringido y la gestión exigida, además de contar con responsable y procedimiento. El canal debe permitir informar por escrito o verbalmente, o de ambas formas; a solicitud del informante debe poder celebrarse una reunión presencial en un máximo de siete días. [1]
¿Se puede externalizar el canal de denuncias?
Sí. La ley permite encomendar a un tercero la recepción de informaciones con las garantías exigidas. Esa externalización no traslada al proveedor la responsabilidad legal del responsable del sistema. El contrato debe separar recepción, apoyo jurídico, investigación y decisiones internas; no son funciones intercambiables. [1]
¿Un canal externalizado es lo mismo que el canal externo de la autoridad?
No. Externalizar significa contratar apoyo para el sistema de la empresa. El canal externo es el habilitado por una autoridad competente. El informante puede acudir a ese canal público directamente: no tiene que agotar primero la vía interna. [1]
¿Quién puede utilizarlo además de la plantilla?
La protección legal alcanza, en sus supuestos, a autónomos, personas vinculadas a contratistas y proveedores, accionistas, administradores, antiguos trabajadores y candidatos que hayan obtenido información en el proceso de selección, entre otros. La política no debería limitar el acceso a quienes tienen un contrato laboral vigente. [1] [4]
¿Qué se puede comunicar a través del canal?
Su ámbito legal comprende determinadas infracciones del Derecho de la Unión y hechos que puedan constituir delitos o infracciones administrativas graves o muy graves. Puede habilitarse también para otras comunicaciones, pero recibirlas no les atribuye automáticamente la protección de la Ley 2/2023. Conviene distinguirlo de atención al cliente y de otros protocolos internos. [1] [4]
¿Varias empresas pueden compartir medios?
Las personas jurídicas privadas de entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir el sistema y los recursos de gestión en las condiciones legales. Los grupos empresariales tienen reglas específicas de coordinación. Compartir no elimina la necesidad de identificar entidades, responsables y obligaciones de cada sociedad. [1]
¿Hay que consultar a la representación de las personas trabajadoras?
Sí: la ley prevé consulta previa a la representación legal de las personas trabajadoras para implantar el sistema. El órgano de administración o gobierno es responsable de esa implantación. La preparación del encargo debe contemplar esa consulta cuando exista representación, sin confundirla con la aprobación del sistema. [1]
¿Cuánto tarda la implantación?
El calendario se fija después de conocer la documentación, la herramienta, las sociedades incluidas y las decisiones pendientes. Indica cualquier fecha relevante al pedir presupuesto. Una revisión delimitada y una implantación desde cero no requieren el mismo trabajo. Enviar una consulta no supone que el encargo esté aceptado ni suspende plazos.
¿Qué pasa si ya hemos recibido una denuncia?
Indícalo desde el primer contacto, sin revelar inicialmente identidades ni adjuntar el expediente. La recepción, la preservación de información, los conflictos de interés y los plazos necesitan atención específica. Implantar o revisar el sistema no incluye automáticamente investigar una comunicación ni asumir la defensa de la empresa.
¿Qué consecuencias puede tener no disponer de un sistema obligatorio?
No disponer de un sistema interno cuando existe obligación legal es una infracción muy grave. Para personas jurídicas, las multas por infracciones muy graves van de 600.001 a 1.000.000 de euros. La sanción concreta requiere procedimiento y valoración de las circunstancias; no es una multa automática por cualquier defecto del canal. [1] [5]
El siguiente paso
Define qué necesita tu empresa. Solicita un presupuesto concreto.
Indica actividad, plantilla aproximada, sociedades implicadas y si ya tienes un canal. Explica si buscas implantarlo, revisarlo o contratar apoyo continuado.
Contacto Pleitex
info@pleitex.comLa propuesta debe identificar al profesional que asumirá el encargo, su alcance y sus honorarios antes de la contratación.
Este contacto es para asesoramiento y presupuesto. No es el canal interno de tu empresa ni una vía habilitada para presentar denuncias.
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