Glosario de términos de 40 2015 para no perderte

Qué es la Ley 40/2015 y por qué aparece en tantos expedientes

La Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, es una de las normas “base” para entender cómo se organiza y cómo funciona la Administración: quién decide, con qué competencia, cómo se coordinan las Administraciones entre sí, cómo se formalizan convenios, y qué reglas rigen ámbitos como potestad sancionadora, responsabilidad patrimonial y funcionamiento electrónico.

Un error frecuente es mezclarla con la Ley 39/2015. Un truco rápido:

• Ley 39/2015: procedimiento (tramitación, plazos, notificación, recursos).
• Ley 40/2015: organización y “arquitectura” del sector público (órganos, competencias, relaciones, convenios, e‑Administración).

Si en una notificación ves expresiones como “por delegación”, “órgano competente”, “encomienda de gestión” o “actuación automatizada”, este glosario te ayudará a interpretar qué implica sin necesidad de traducirlo del “idioma administrativo”.

Cómo usar este glosario (en el estudio y en la vida real)

Este glosario está pensado para dos perfiles muy habituales:

• Estudio/oposiciones: te interesa memorizar definiciones y diferenciar conceptos “parecidos”.
• Expediente real: te interesa detectar puntos de control (competencia, firma, trazabilidad electrónica, instrumentos de cooperación…).

Recomendación práctica: si estás leyendo una resolución, ve directo a estos términos (son los que más cambian el sentido de un documento): competencia, delegación, avocación, encomienda, delegación de firma, suplencia, sede electrónica y actuación administrativa automatizada.

Y recuerda: el glosario te ayuda a entender el “qué significa”; para el “qué puedo hacer” (por ejemplo, recursos y plazos), suele entrar en juego la Ley 39/2015 y, si procede, la vía contencioso‑administrativa.

Glosario de términos de la Ley 40/2015 explicados en claro

Los conceptos están agrupados por bloques para que encuentres rápido lo que buscas. En cada término verás: definición, por qué importa y un ejemplo.

1) Organización, órganos y competencias

Administración Pública

Qué significa: el conjunto de organizaciones administrativas que actúan para cumplir fines públicos (Estado, comunidades autónomas, entidades locales y su sector público vinculado).

Por qué importa: muchas reglas de la Ley 40/2015 se aplican porque “quien actúa” es una Administración o una entidad del sector público (y no un particular).

Ejemplo: una consejería autonómica, un ayuntamiento o un organismo autónomo cuando dicta una resolución.

Sector público institucional

Qué significa: el “ecosistema” de entidades que dependen o están vinculadas a las Administraciones para realizar funciones públicas (organismos, entidades de derecho público, sociedades mercantiles públicas, fundaciones, consorcios, fondos…).

Por qué importa: determina quién puede firmar, qué régimen jurídico se aplica, y qué controles existen (por ejemplo, en convenios o cooperación).

Ejemplo: una entidad pública empresarial o un consorcio para un servicio común entre administraciones.

Órgano administrativo

Qué significa: unidad con funciones y competencias asignadas (por norma) para dictar actos, tramitar expedientes o dirigir un servicio.

Por qué importa: la competencia pertenece a órganos. Si un acto lo dicta un órgano que no es competente, puede abrirse un frente de impugnación.

Ejemplo: una dirección general, un servicio de sanciones, una jefatura, etc.

Competencia

Qué significa: es la atribución legal para actuar y resolver en una materia. La Ley 40/2015 recuerda que la competencia es irrenunciable: se ejerce por el órgano que la tiene atribuida, salvo supuestos previstos (por ejemplo, delegación o avocación).

Por qué importa: la “competencia” es el primer filtro de validez: antes de discutir el fondo, conviene confirmar si quien decide es quien puede decidir.

Ejemplo: un procedimiento sancionador debe resolverlo el órgano indicado en la norma (y además, con el nivel y firma correctos).

Delegación de competencias

Qué significa: un órgano puede delegar el ejercicio de una competencia en otro órgano de la misma Administración (incluso si no depende jerárquicamente) o en organismos/entidades públicas vinculadas.

Por qué importa: es muy común que resoluciones y sanciones se firmen “por delegación”. Entenderlo te permite revisar si la delegación existe, está vigente y se aplica a ese acto.

Ejemplo: una dirección general delega en una subdirección la resolución de determinados expedientes para agilizar gestión.

Avocación

Qué significa: un órgano superior asume para sí la resolución de uno o varios asuntos que normalmente corresponderían a un órgano dependiente (o que resolvía por delegación), cuando circunstancias técnicas, económicas, sociales, jurídicas o territoriales lo aconsejan.

Por qué importa: cambia quién resuelve un asunto concreto. Es útil para “centralizar” decisiones sensibles, pero debe hacerse de forma motivada y respetando reglas.

Ejemplo: ante un caso complejo o de gran impacto, el órgano superior avoca el asunto para resolverlo directamente.

Encomienda de gestión

Qué significa: encargar a otro órgano o entidad pública la realización de actividades materiales o técnicas por razones de eficacia o por falta de medios adecuados. No se cede la titularidad de la competencia.

Por qué importa: ayuda a distinguir “quién hace” (material/técnico) frente a “quién responde jurídicamente” (el órgano encomendante).

Ejemplo: una Administración encarga a otra entidad pública labores técnicas (gestión de una plataforma, verificación material, soporte técnico) manteniendo la responsabilidad de los actos jurídicos.

Delegación de firma

Qué significa: el titular de un órgano puede delegar la firma de resoluciones/actos en órganos o unidades dependientes. No altera la competencia del órgano delegante y, para su validez, no exige publicación.

Por qué importa: es habitual en trámites masivos. En la práctica, verás “P.D.” o referencias a “por delegación de firma”.

Ejemplo: el director firma “por delegación” del titular, pero la competencia sigue siendo del órgano que delegó.

Suplencia

Qué significa: sustitución temporal del titular de un órgano (por vacante, ausencia o enfermedad) para asegurar continuidad administrativa.

Por qué importa: explica por qué firma otra persona o cargo “en funciones” sin que ello suponga una delegación de competencias.

Ejemplo: un subdirector firma por suplencia durante la ausencia del director, según designación aplicable.

Desconcentración

Qué significa: distribución del ejercicio de competencias dentro de una misma Administración hacia órganos inferiores (normalmente de forma más estable) para acercar la gestión al ciudadano o mejorar eficacia.

Por qué importa: no es lo mismo que delegar “caso a caso”. La desconcentración suele venir fijada por norma organizativa.

Ejemplo: atribuir a un órgano territorial la resolución de determinados expedientes que antes resolvía el órgano central.

Órgano colegiado

Qué significa: órgano formado por varias personas (presidencia, secretaría y vocalías) que adopta acuerdos siguiendo reglas de convocatoria, quórum, deliberación y actas.

Por qué importa: muchos acuerdos administrativos se toman en órganos colegiados. Si el órgano se constituye o actúa mal, puede afectar a la validez del acuerdo.

Ejemplo: una comisión evaluadora, un consejo rector o una mesa con funciones administrativas.

Quórum

Qué significa: número mínimo de miembros que deben estar presentes para que una sesión pueda constituirse válidamente y adoptar acuerdos.

Por qué importa: sin quórum, no hay sesión válida. Es un detalle técnico, pero en ocasiones decisivo.

Ejemplo: si falta presidencia o secretaría (o no se alcanza el mínimo exigido), el acuerdo puede quedar en entredicho.

Acta

Qué significa: documento que refleja asistentes, puntos tratados, decisiones y, en su caso, votos y resultados. Es la “memoria oficial” de la sesión.

Por qué importa: sirve para acreditar cómo y qué se decidió. En impugnaciones, es una pieza clave.

Ejemplo: acta de una comisión que resuelve un procedimiento selectivo o adopta un acuerdo de coordinación.

Abstención y recusación

Qué significa: reglas para evitar conflictos de interés: quien tenga una causa legal debe abstenerse; y las partes pueden recusar cuando existan motivos previstos.

Por qué importa: protege la imparcialidad. Cuando se aplica, puede afectar a la composición del órgano o al instructor del procedimiento.

Ejemplo: un empleado público con relación personal o interés directo en el asunto debe apartarse.

2) Funcionamiento electrónico del sector público

Sede electrónica

Qué significa: es la dirección electrónica (accesible por redes) cuya titularidad corresponde a una Administración u organismo público, desde la que se presta información y servicios a la ciudadanía.

Por qué importa: es el lugar donde se publican trámites, se verifican documentos y, en muchos casos, se accede a notificaciones o comprobaciones.

Ejemplo: comprobar la autenticidad de un documento mediante un CSV o localizar un trámite oficial en la sede del organismo.

Portal de internet

Qué significa: punto de acceso electrónico en internet que permite acceder a la información publicada y, si procede, a la sede electrónica correspondiente.

Por qué importa: no todo “portal” es sede electrónica, pero suele ser la puerta de entrada. Entender la diferencia evita perder tiempo buscando “dónde está el trámite”.

Ejemplo: un portal corporativo que enlaza a la sede donde se tramitan solicitudes o se verifican documentos.

Sello electrónico

Qué significa: sistema de identificación de una Administración u órgano mediante un certificado electrónico. Actúa como un “sello digital” para acreditar origen y autenticidad.

Por qué importa: muchas resoluciones o comunicaciones automatizadas se “firman” con sello, no con firma nominativa de un empleado.

Ejemplo: un certificado del organismo emitido automáticamente con sello y verificable en la sede.

Código Seguro de Verificación (CSV)

Qué significa: código que permite comprobar la integridad (que no se ha alterado) y la autenticidad de un documento accediendo a la sede electrónica.

Por qué importa: es la forma práctica de verificar documentos electrónicos: si te dan un PDF, el CSV te permite validar que es oficial.

Ejemplo: introducir el CSV en la sede del organismo para obtener el documento original y verificar coincidencia.

Actuación administrativa automatizada

Qué significa: acto o actuación realizada íntegramente por medios electrónicos en un procedimiento, sin intervención directa de un empleado público.

Por qué importa: exige identificar el órgano competente para programación, control, auditoría y, sobre todo, el órgano responsable a efectos de impugnación.

Ejemplo: emisión automática de un justificante, certificado o resolución masiva con reglas preprogramadas.

Órgano responsable de impugnación (en actuaciones automatizadas)

Qué significa: el órgano que debe considerarse responsable cuando una actuación automatizada se impugna (recurso/queja/revisión), aunque el sistema haya operado automáticamente.

Por qué importa: evita el “vacío”: siempre debe existir un responsable administrativo identificable frente al ciudadano.

Ejemplo: si una denegación automática se recurre, el expediente debe tener un órgano competente asignado para responder.

Firma electrónica del personal al servicio de la Administración

Qué significa: cuando la Administración actúa electrónicamente, la firma puede corresponder al titular del órgano o al empleado público, mediante sistemas de firma electrónica admitidos.

Por qué importa: ayuda a entender por qué algunos documentos llevan firma nominativa, otros sello, y otros CSV.

Ejemplo: resolución firmada electrónicamente por un director vs. documento emitido con sello del organismo.

3) Convenios, acuerdos y cooperación entre Administraciones

Convenio

Qué significa: acuerdo con efectos jurídicos entre Administraciones, organismos públicos o entidades de derecho público (entre sí o con sujetos privados) para un fin común.

Por qué importa: es una herramienta muy usada para coordinar actuaciones, financiar proyectos o fijar compromisos. Tiene régimen propio (contenido, duración, control, extinción…).

Ejemplo: convenio entre una administración y una universidad pública para desarrollar un proyecto de interés público.

Protocolo general de actuación

Qué significa: declaración de intención o marco general para colaborar, sin compromisos jurídicos concretos y exigibles.

Por qué importa: no todo documento “de colaboración” es un convenio. El protocolo suele ser más flexible y menos exigible.

Ejemplo: un documento marco de cooperación institucional sin obligaciones económicas o de ejecución concretas.

Comisión de seguimiento

Qué significa: órgano o grupo designado para supervisar el cumplimiento del convenio, resolver incidencias y coordinar la ejecución.

Por qué importa: en la práctica, evita conflictos y sirve para dejar constancia de acuerdos de interpretación o ejecución.

Ejemplo: reuniones periódicas para revisar hitos, plazos y justificantes de un convenio.

Órgano de cooperación

Qué significa: estructuras (bilaterales o multilaterales) que reúnen representantes de distintas Administraciones para coordinar actuaciones y mejorar el ejercicio de competencias.

Por qué importa: forman parte de la “mecánica” real de la coordinación Estado‑CCAA‑Entidades Locales.

Ejemplo: conferencias sectoriales o comisiones bilaterales en materias específicas.

Conferencia sectorial

Qué significa: órgano de cooperación de ámbito sectorial (sanidad, educación, empleo, etc.) que reúne a la Administración General del Estado y a las comunidades autónomas para coordinar políticas, planes o decisiones comunes.

Por qué importa: muchas decisiones prácticas se articulan aquí: reparto de fondos, planes de acción, criterios comunes, etc.

Ejemplo: acuerdos de coordinación en una materia concreta con participación de varias Administraciones.

Comisión bilateral de cooperación

Qué significa: órgano de cooperación bilateral (AGE‑CCAA, o con Ceuta/Melilla) con igual número de representantes, orientado a coordinar asuntos que afecten a un territorio concreto.

Por qué importa: canaliza conflictos o discrepancias competenciales y facilita acuerdos específicos.

Ejemplo: crear un grupo de trabajo para un asunto territorial sensible y coordinar actuaciones por medios electrónicos.

Principio de lealtad institucional

Qué significa: deber de cooperación y respeto mutuo entre Administraciones para evitar duplicidades, compartir información y actuar de forma coherente con la distribución competencial.

Por qué importa: es el “suelo” que justifica mecanismos de cooperación, convenios y coordinación interadministrativa.

Ejemplo: intercambio de datos o coordinación en una actuación conjunta sin invadir competencias ajenas.

4) Potestad sancionadora y responsabilidad patrimonial

Potestad sancionadora

Qué significa: facultad de la Administración para imponer sanciones por infracciones administrativas, respetando principios garantistas.

Por qué importa: si hay sanción, el expediente debe cumplir reglas de legalidad, tipicidad, proporcionalidad, procedimiento y motivación.

Ejemplo: sanciones por tráfico, consumo, urbanismo, disciplina administrativa, etc.

Principio de legalidad y tipicidad

Qué significa: solo se sanciona lo que una norma define como infracción, y con sanciones previstas. No vale “inventar” infracciones ni castigos.

Por qué importa: es una línea de defensa clásica: revisar si encaja exactamente en el tipo infractor y si la sanción está prevista.

Ejemplo: sanción impuesta citando un artículo que no contempla esa conducta o esa cuantía.

Principio de proporcionalidad

Qué significa: la sanción debe guardar proporción con gravedad, daño, intencionalidad y circunstancias del caso.

Por qué importa: incluso cuando hay infracción, puede discutirse la graduación o el tramo aplicado.

Ejemplo: sanción máxima sin motivación de por qué no procede un grado inferior.

Prescripción

Qué significa: extinción de la posibilidad de sancionar o reclamar por el transcurso del tiempo en los términos previstos por norma.

Por qué importa: los plazos y su cómputo son críticos. En sanciones y en responsabilidad patrimonial, este punto suele decidir el caso.

Ejemplo: expedientes que se inician o resuelven fuera de plazo, o reclamaciones presentadas tarde.

Responsabilidad patrimonial de la Administración

Qué significa: derecho a ser indemnizado por daños causados por el funcionamiento normal o anormal de los servicios públicos, cuando se cumplan requisitos (daño efectivo, evaluable, individualizado y relación de causalidad, entre otros).

Por qué importa: es la vía para reclamar indemnizaciones por actuaciones u omisiones administrativas que generan perjuicios.

Ejemplo: daño por caída en vía pública, error administrativo con perjuicio económico, funcionamiento defectuoso de un servicio.

Daño antijurídico

Qué significa: daño que la persona perjudicada no tiene el deber jurídico de soportar. Si el daño debe soportarse por ley, no hay indemnización.

Por qué importa: es uno de los filtros habituales: no basta con “haber sufrido un daño”, hay que analizar si es indemnizable.

Ejemplo: perjuicios inevitables o inherentes a una actuación legítima que la norma hace soportar al ciudadano.

Fuerza mayor

Qué significa: acontecimiento imprevisible o inevitable que rompe el nexo causal. En responsabilidad patrimonial, puede excluir la obligación de indemnizar.

Por qué importa: suele discutirse cuando hay fenómenos naturales, causas externas o hechos imposibles de evitar con diligencia razonable.

Ejemplo: daños producidos por un evento extraordinario que no podía prevenirse.

Relación de causalidad

Qué significa: vínculo entre la actuación/omisión administrativa y el daño. Debe poder acreditarse que el daño deriva de ese funcionamiento del servicio público.

Por qué importa: en la práctica, la prueba del nexo causal es una de las piezas más trabajadas (informes, testigos, peritajes, documentación).

Ejemplo: demostrar que el daño no se habría producido sin la actuación concreta del servicio.

Comparativa rápida: delegación, avocación, encomienda, firma y suplencia

Si solo pudieras quedarte con una tabla para “no liarte”, sería esta. Úsala para interpretar frases típicas como “por delegación” o “por suplencia”.

Si tienes dudas con tu caso, una revisión rápida suele empezar por aquí: ¿quién firma?, ¿con qué fórmula?, ¿y qué norma respalda esa firma?

Checklist para leer una resolución sin perderte (y sin dejar flecos)

Antes de centrarte en el fondo, esta checklist te ayuda a detectar “banderas rojas” habituales:

• Órgano y firma: identifica el órgano que firma y si aparece “por delegación”, “por suplencia” o firma con sello/CSV.
• Competencia: localiza dónde se justifica la competencia (norma, decreto, orden, resolución de delegación).
• Actuación automatizada: si el documento parece emitido por sistema, busca referencia a órgano responsable de impugnación.
• Canal electrónico: guarda evidencias (CSV, justificantes, acuses) y revisa sede/portal para verificar autenticidad.
• Cooperación/convenios: si el asunto depende de un convenio o acuerdo entre Administraciones, revisa su alcance, duración y obligaciones.
• Sanción o indemnización: en sanciones, revisa legalidad/tipicidad/proporcionalidad; en daños, revisa nexo causal y si el daño es antijurídico.

Recursos oficiales y lecturas útiles

• Texto oficial (BOE) de la Ley 40/2015: ver en BOE.
• Si buscas plazos, notificaciones y recursos (procedimiento): suele ser clave la Ley 39/2015 (BOE).
• Ayuda profesional: si el asunto es urgente o con plazo, revisa la sección de “consulta y precios” en nuestra web o escríbenos a info@pleitex.com.